Tips para «hackear» tu productividad

Leemos el post «Top 27 Productivity Hacks of 2018» de Larry Kim y compartimos aquí algunos de los tips que nos sugiere:

  1. Construye tu energía: toma un momento cada mañana para escribir tu propósito diario o las razones que te impulsan a hacer lo que haces. Esto te servirá como recordatorio de por qué te dedicas a lo que te dedicas y puede funcionar como una excelente fuente de motivación.
  2. Controla tu agenda: en lugar de permitir que otros tomen el control de tu agenda, reserva el tiempo que necesitas para manejar tareas críticas.
  3. Crea una mini crisis: algunas personas necesitan trabajar bajo presión, lo que les permite alcanzar mucho más que lo que creían en un principio. Puedes recrear esa sensación asignando menos tiempo a una tarea para que sea completada. Esto podría ayudarte a mejorar tu enfoque y terminar las tareas antes del tiempo que se requiera.
  4. Apaga las notificaciones de tu smartphone: aunque apagar tu teléfono no es una buena opción en esta época, silenciar las notificaciones sí podría ayudarte a mejorar tu productividad. Las notificaciones son unos grandes distractores que te impiden completar las tareas que debes realizar.
  5. Establece un tiempo para leer y responder el correo electrónico: las notificaciones del correo electrónico también son unos grandes distractores. Establecer horarios específicos para leer y responder el correo electrónico puede ayudarte a mejorar tu productividad.
  6. Evita los sitios web «devoradores-de-tiempo»: si encuentras que le dedicas mucho tiempo a este tipo de sitios web que lo único que hacen es alejarte del logro de tus objetivos, debes considerar el dejar de visitarlos y colocarlos en una especie de «lista negra».
  7. Escucha música que te ayude a ser más productivo: hay música que puede que te distraiga mucho más de lo que te ayuda a concentrarte en tus tareas. Puede que debas seleccionar diferentes tipos de música para cada momento del día.
  8. Primero, lo primero: puede que esto sea demasiado obvio pero la mayoría de las personas hacen muchas cosas que no los llevan a ninguna parte. Las tareas esenciales son las que deben hacerse primero. Esta práctica te ayudará a mejorar tu productividad de una forma significativa.
  9. Toma las «tareas de dos minutos» en segundo lugar: hay tareas que no requieren de mucho tiempo para ser completadas. Puedes hacer estas tareas al final del día o al final de cada período laboral (final de la mañana y final de la tarde).
  10. Agrupa tareas: cuando sea posible, agrupa las tareas similares. Cuando tu cerebro está concentrado en un tipo particular de tareas es mucho más fácil (y más rápido) hacerlas.
  11. Reduce el tiempo de reuniones en 25%: aunque algunas reuniones sean vitales para tu negocio, en algunos casos se extienden más allá de lo necesario, sobre todo cuando no agregan ningún a valor a las partes involucradas. Recuerda esto: cuando consideres que la reunión no es necesaria, elimínala por completo. Tu equipo de trabajo te lo agradecerá. No te involucres en la «reunionitis«.
  12. Considera las «reuniones de pie»: si necesitas que la reunión sea rápida, considera que la reunión se haga con todas las personas estando de pie. Esto hará que todos los involucrados busquen una solución rápida y cada quien pueda continuar con actividades habituales.
  13. Lo «perfecto» es enemigo de lo «bueno»: la perfección es una ilusión, sobre todo cuando quieres perfeccionar algo que ya es suficientemente bueno. Una cosa es apuntar a la excelencia y otra muy distinta es aspirar a que todo sea «perfecto».
  14. Aprende a delegar y tercerizar: muchos dueños de empresas quieren tener el control de todo y caen en la trampa de la sobrecarga de trabajo. Algunas tareas requieren de tu participación directa mientras que otras podrían ser asumidas por alguno de tus colaboradores o por alguno de tus proveedores.
  15. Tu desarrollo profesional es esencial: siempre tenemos mucho que aprender. El desarrollo profesional te ayuda a adquirir nuevas habilidades y perspectivas, lo que te permite ser mucho más efectivo. Si una nueva competencia te puede llevar a un nivel más alto de productividad, entonces debes trabajar para adquirirla.
  16. Aprende a automatizar: la tecnología nos permite automatizar muchas tareas, sobre todo aquellas que son rutinarias. Si hay alguna tarea que puede ser automatizada, ¡no dudes en hacerlo!
  17. Darse de baja y dejar de seguir: si un boletín electrónico o alguna cuenta de redes sociales (Twitter, Facebook, Instagram o LinkedIn, principalmente), debes darte de baja o dejar de seguirlas inmediatamente. Haz una revisión semanal de los boletines electrónicos que te llegan y de las cuentas que sigues en redes sociales.
  18. Haz citas contigo mismo: al menos una vez a la semana, haz una cita contigo mismo para revisar cómo te estás sintiendo y establecer planes para remediar las emociones negativas que te puedan estar afectando. Cuidarte a ti mismo es muy importante para mejorar tu productividad.
  19. Desarrolla una estrategia para «NO»: decir que sí a todo puede ser abrumador pero decir «no» puede ser estresante. Para aprender a decir «no» de una manera fácil, diseña una estrategia que incluya plantillas de correo electrónico que te permitan simplificar las conversaciones. Esto te ayudará a reducir el tiempo de discusiones mientras garantiza que tu posición sea comprendida de una forma clara.
  20. Invierte en una segunda pantalla: tener una segunda pantalla puede ser muy beneficioso, sobre todo cuando tienes que escribir un documento que requiere que revises constantemente un informe o cualquier otro recurso. Las pantallas grandes facilitan la lectura de textos y la segunda pantalla evita que cambies constantemente de página o aplicación.
  21. No te quedes estancado en el inicio: cuando comenzamos un proyecto, tenemos la tendencia a comenzar en el propio principio. Si te encuentras estancado, no temas comenzar en otro segmento. A veces, puede ser mucho más fácil comenzar en la mitad o en el mismo final. Recuerda que cada proyecto tiene sus propias características.
  22. Usa plantillas: esto puede ser particularmente útil cuando trabajas con frecuencia en el mismo tipo de documento. No tienes que reinventar la rueda constantemente.
  23. Guarda, guarda, guarda: aunque muchos programas tienen incorporada la función de guardar automáticamente, puede que los tiempos para guardar sean especialmente largos. Crea el hábito de guardar luego de cada aspecto clave para que puedas preservar tu trabajo.
  24. Aprende los atajos de teclado: estos atajos pueden ayudarte a ahorrar tiempo en cada tarea que realizas y están disponibles en casi cualquier programa o aplicación que usas.
  25. Ignora las noticias: mantenerse al tanto de todas las noticias es prácticamente imposible. Con frecuencia, estar pendiente de las noticias constantemente puede ser un importante distractor. Vale la pena silenciar los agregadores de noticias y concentrarte en las tareas que tienes que hacer.
  26. Deja de hacer «multitasking»: es una trampa porque te lleva a dejar muchas tareas sin completar al mismo tiempo. Es mucho mejor que te concentres en las tareas esenciales.
  27. Aprende a sacarle el máximo provecho a Excel: es mucho lo que puedes aprender sobre Excel en una hora. Esto puede tener un gran impacto en tu productividad.

Tomado del blog Aprendizaciones.

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