8 consejos para fluir en tu vida profesional

Encontramos esta infografía en el perfil de Marta Romo en Twitter:

  1. Acepta: la perfección no es rentable. Lo mejor que podemos hacer es apuntar a la excelencia pero no a la perfección.
  2. Céntrate: si lo que estás haciendo requiere de toda tu atención, evita las interrupciones y los distractores.
  3. Elimina: la productividad consiste en reducir el desperdicio lo más que se pueda.
  4. Descompón: hay tareas que se pueden descomponer en tareas más pequeñas y hay otras que se tienen que asumir completas. Recuerda: un elefante picado por la mitad no se convierte en dos elefantes pequeños.
  5. Deja de preocuparte y ocúpate: preocuparse es como estar en una silla mecedora; es divertido pero no nos lleva a ninguna parte. Lo mejor es ocuparnos de las cosas en lugar de sólo preocuparnos.
  6. Hazlo ya: la procrastinación es una de las peores enfermedades que existen y además es muy adictiva.
  7. Pregúntate: ¿por qué yo? Debes asumir que no puedes hacerlo todo; aprende a delegar tareas y responsabilidades. También debes aprender a decir “NO” a aquellas cosas que ni son de tu incumbencia ni te agregan valor.
  8. Descansa: aprende a hacer pausas cada cierto tiempo dentro de tu jornada laboral. Desconecta de tu trabajo cuando estés con tu familia y amigos porque ellos merecen que respetes su tiempo.

Normas de la delegación eficaz

En el libro “El tiempo, la PNL y la inteligencia emocional” (2009. Ediciones Gestión 2000. ISBN: 978-84-9875-040-9), José Ma. Acosta expone las normas de la delegación eficaz:

  • Definir las atribuciones, la autoridad y la responsabilidad que delega.
  • Comunicar estas atribuciones y esta responsabilidad a las personas, del equipo o de fuera de él, que puedan verse afectadas por ello.
  • Asistir a su colaborador y facilitarle la formación necesaria, sobre todo en la fase inicial, en la que la novedad le acarreará, inevitablemente, problemas.
  • Establecer controles que aseguren el seguimiento necesario, con frecuencia decreciente.
  • Conceder el derecho al error. Esta es, probablemente, la causa más frecuente de fracaso.

Con demasiada frecuencia, la delegación falla cuando no se respetan estas normas:

  • Al no definir las atribuciones, autoridad y la responsabilidad que se delegan, es posible que nuestro colaborador se sienta extraviado dentro del mar de normas, procedimientos, políticas y tradiciones de la empresa; también se le dificultará la toma de decisiones.
  • Cuando no comunicamos las atribuciones y responsabilidades que estamos delegando, tanto el resto del equipo como otras personas ajenas al equipo no saben cuáles son las cosas que debe resolver el colaborador.
  • Una falla muy frecuente es no formar adecuadamente a nuestros colaboradores de forma que puedan llevar a cabo sus funciones de la mejor manera posible. En muchas ocasiones se le asignan nuevas atribuciones y responsabilidades a nuestros colaboradores y cuando requieren asistencia se les dice que ellos fueron contratados para “resolver” (un gran error de muchos jefes).
  • Otra causa frecuente de las fallas en el proceso de delegación es no establecer los mecanismos de seguimiento más adecuados de acuerdo a las actividades que serán realizadas. La consecuencia directa de esta falla es el retrabajo.
  • Somos seres humanos y tenemos derecho a equivocarnos (sobre todo cuando no hemos recibido la formación adecuada para enfrentar nuevas atribuciones y responsabilidades). Si no toleramos los errores, nuestros colaboradores se inhibirán de proponer ideas para mejorar los procesos.

Lecturas sugeridas:

Ya sé que debo delegar pero no sé cómo hacerlo…

En el post titulado “Yo no delego porque soy un superhéroe y puedo con todo” expusimos algunas de las razones por las que muchas personas no delegan. En el post de hoy abordaremos un efectivo método de delegación que Stephen Covey planteó en su libro “Primero, lo primero” hace unos años.

La delegación efectiva supone la comprensión clara y el compromiso mutuo, desde el principio, acerca de las expectativas en las siguientes áreas:

  • Resultados deseados: ¿Qué debemos tener al terminar la tarea que ha sido delegada? ¿En cuánto tiempo debe estar completada? ¿Cuál es el valor agregado que esperamos alcanzar? ¿Cómo contribuye esta tarea al desempeño de otras unidades y de la organización en general?
  • Directrices: no podemos exigir que otras personas hagan las tareas de la misma forma en que nosotros las hacemos ya que cada quien tiene su propio estilo organizacional y hay muchas formas diferentes en las que se puede alcanzar un mismo resultado. Nuestra tarea primordial en este sentido es ofrecer una serie de directrices que puedan servir de guía a las personas en quienes hemos delegado alguna tarea. Es importante que cuidemos el necesario balance entre la flexibilidad y el apego a las normas para que la persona en quien hemos delegado la tarea se sienta cómoda al realizarla bajo su propio estilo pero cumpliendo con las normas que rigen a la organización en general.
  • Recursos: muchos gerentes y supervisores delegan tareas pero no asignan recursos para que la misma pueda llevarse a cabo. Es muy importante comprender que es muy difícil que alguna tarea pueda completarse si no facilitamos los recursos para ello. Debemos alejarnos del paradigma: “yo te contraté para que resolvieras problemas; si no tienes recursos, ¡resuelve!!!”
  • Rendición de cuentas: muchas tareas requieren de un determinado número de días para poder ser completadas. Debemos establecer una forma de rendición de cuentas (informes, reuniones, etc.) para no perder de vista la ejecución de la tarea y poder garantizar que sea completada dentro de los márgenes establecidos.
  • Consecuencias: ¿Qué sucederá si la tarea se completa en el tiempo estipulado? ¿Qué sucederá si la tarea no llega a completarse? ¿Cuántas personas se verán afectadas por los resultados?

Como vemos, la delegación es un proceso que tiene muchos detalles. Las palabras clave son: compromiso y disciplina.

Esperamos sus valiosos comentarios…

Yo no delego porque soy un superhéroe y puedo con todo…

Aunque sea algo sumamente difícil de creer, en esta época todavía hay demasiadas personas que se resisten a delegar actividades. En muchos casos, esta conducta trae como consecuencia una considerable disminución de la productividad, tanto de la persona que no delega como de las personas que están en su entorno (laboral y personal)

Exploremos algunas de las razones por las que algunas personas no delegan:

  • Son “ejecutores compulsivos” y disfrutan haciendo todo. El paradigma predominante de estas personas es: ” si no lo hago yo, nadie lo va a hacer”. El problema con estas personas es que viven exhaustos permanentemente porque nunca tienen tiempo para ellos mismos, para hacer las cosas que son verdaderamente importantes.
  • Otro grupo de personas nunca delega porque no tienen experiencia en delegar. No saben cómo delegar ni cuáles tareas delegar. Estas personas sólo requieren experimentar un proceso de aprendizaje que les permita desarrollar las habilidades necesarias para delegar las tareas que requieren ser delegadas.
  • Hay personas que sufren de una elevada inseguridad (personal y profesional) que los paraliza al verse atiborrados de tareas que otros podrían hacer pero que no se atreven a hacerlo.
  • Falta de confianza en los colaboradores: el problema es que si se empeñan en hacer todas las tareas, dejan sin nada que hacer a sus colaboradores. De paso, al no confiar en sus colaboradores, envían un pésimo mensaje (“todos ustedes son unos ineptos y no confío en que puedan hacer esto tan bien como yo lo hago”)
  • Incapacidad para comunicarse: hay personas que realmente no saben cómo comunicarse con sus colaboradores de forma que el proceso de delegación se lleve a cabo de la mejor forma posible. Esto también se puede solucionar con un proceso de aprendizaje.
  • Miedo a la competencia: si dejo que esta tarea la haga otro, se van a dar cuenta que no soy el único que puede hacerla y me pueden despedir por eso. La idea siempre debe ser trabajar con personas que sean más inteligentes que nosotros porque cuando trabajamos en equipo los resultados son mucho mejores.
  • Incapacidad para hacer los seguimientos adecuados y el control: en este punto fallan muchos supervisores porque no saben cómo hacer un seguimiento efectivo que permita que sus colaboradores trabajen efectivamente.
  • Temor de ser considerado por el jefe como un incompetente: muchas (demasiadas) personas creen que si delegan alguna tarea, sus jefes van a pensar que son unos incompetentes. Lo que no saben es que uno de los aspectos que sus jefes evalúan es su capacidad para delegar tareas de manera efectiva.
  • Cambio de prioridades: vivimos en una época en la que tenemos la tendencia a hacer muchas tareas de manera simultánea y es probable que esto nos lleve a cambiar nuestras prioridades constantemente. Lo importante es saber cuáles son las cosas importantes que deben hacerse para que no se conviertan en cosas urgentes.

En un próximo post publicaremos un modelo para llevar a cabo un efectivo proceso de delegación.

Esperamos sus valiosos aportes y comentarios…